Het Utrechts Monumentenfonds is een zelfstandige stichting. De stichting ontplooit een aantal activiteiten. De belangrijkste activiteit is gericht op het behoud van monumenten. Dat is te onderscheiden in dagelijks en klein onderhoud, periodiek groot onderhoud en restauraties.
Het bezit van zo’n groot aantal monumenten, die soms al eeuwen oud zijn, vraagt, om het voortbestaan te waarborgen, veel van het fonds. Ook de huurders hebben daarin een belangrijke rol.
Het fonds heeft enkele jaren geleden alle panden onderzocht en de staat waarin ze verkeerden in kaart gebracht. Dit onderzoek heeft geleid tot een meerjaren onderhoudsplan en een meerjaren restauratieplan. Daarnaast is duurzaamheid een belangrijk aspect geworden: elk onderhoud is gericht op de lange termijn.
Het klein onderhoud is versterkt door elk pand dat lange tijd verhuurd is geweest, te onderwerpen aan een grondige inspectie en indien nodig geheel aan te pakken. Daarbij worden de panden voorzien van centrale verwarming en mechanische afzuiging. Veel monumenten zijn vochtig en vocht is schadelijk voor het pand, door deze ingreep wordt vochtvorming bestreden. Het gebruik van het pand door een nieuwe huurder wordt meegenomen in het onderhoudsplan en kan, vooral bij woningen met kleine ruimtes, aanleiding zijn om voor een optimaal gebruik, geheel ingerichte compacte keukens te plaatsen.
De opname van alle panden heeft het bestuur doen besluiten het groot onderhoud versneld uit te voeren. Binnen drie jaar, eind datum voorjaar 2010, is bij een zeer groot aantal panden het casco grondig aangepakt. Vervolgens is het groot onderhoud voor de toekomst gepland.
Het uitvoeren van restauraties vraagt veel voorbereiding en dus veel tijd. Er wordt gewerkt aan de hand van een plan van aanpak. Meestal moet alleen voor de voorbereiding een jaar worden uitgetrokken. Er wordt een nieuwe opname gedaan, er worden tekeningen gemaakt, vergunningen worden aangevraagd en eventuele subsidies. Ook moet de financiering rond komen. De belangrijkste zaak die bij de voorbereiding aan de orde komt, is het monumentale aspect: wat moet bewaard en zichtbaar blijven, wat bewaard maar kan niet in het zicht blijven, wat wordt verwijderd en opgeslagen. De afdeling monumenten van de gemeente Utrecht is daarbij een belangrijke partner. Centraal staat het monument maar de herbestemming is ook een van de criteria.
Fondsen om de grote projecten te realiseren moeten geworven worden. Dit betekent dat het fonds blij is met de ondersteuning van de begunstigers en anderen die een donatie doen aan het fonds.
De rol van de huurder van een pand is voor het behoud van cruciaal belang. Goed gebruik, zoals ventilatie, onderhoud binnen schilderwerk, beperkte belasting van de vloeren, maar ook respectvol omgaan met de aanwezige monumentale ornamenten zijn een vereiste. Bij het huren van een monument kunnen aan huurders restricties worden opgelegd waar het aanpassingen van het pand betreft.
Met dit beleid streeft het fonds ernaar het gehele bestand in goede staat te brengen en te houden.